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礼儀正しいメールの書き方: 和文メールの形式

近頃の大学生から受信するメールに先生方はよく悩まされるそうです.それはもう,日本の将来が心配になる程に・・・

和文メールの形式

 

友達にメールを送る場合,件名,宛名等を書かずに

本文の頭から用件を書いているのではないでしょうか.

今の時代はチャットアプリが普及して

メールは使わないかもしれませんが...

 

しかし,先生や社会人に送る場合は,

メールに以下の①〜⑧の項目を書きましょう!

気をつけることとしては,

適宜改行し,読みやすくなるように工夫すること!

 


 

 注意1)送信アドレスについて

メールを送る際に注意して頂きたいのが送信アドレスです.

送信アドレスはなるべく大学から与えられたものを使用しましょう.

( ac. jp がついているもの)

大学に所属している証となり,信頼性が高まります.

そして,携帯電話のメールやフリーメールは避けましょう

携帯電話のメールを使用する際は,

添付ファイルの受信がある場合に受け取れない可能性があります.

フリーメールを使う場合はアドレスに注意が必要です.

例えばアドレスに,

好きなアーティストや彼氏彼女の名前などが入っていたら...

非常に残念な感じが伝わってきますね.

送信相手に,失礼のないように心がけましょう.

 

 注意2)添付ファイルがある場合

ファイル名の指定の形式があればその形式に従い,

指定がない場合は送り手やファイルの内容

分かりやすい名前にしましょう.

ファイル名は半角英数字が好ましいです.

構成例: 数学I課題_名前_学籍番号

 

 注意3) 相手への返信について

返信時に件名に付く「Re:」や,

本文の末尾に自動挿入されている「過去のやりとり」は,

消さずにそのままにしましょう.

多忙な社会人は1日に送受信するメールの数が多すぎて,

過去のやりとりを完全に覚えている訳ではないです.

「前のやりとりは何だったかな?」と,

過去の受信メールを探すのは時間と労力がかかるため,

過去のやりとりは消さずに残しておくのがマナーです.

 

コメント

①件名

件名を見ただけでメールの内容が分かるように書く.この一言に尽きます.

応用編としては,

所属や名前などを追加すると,

誰から送られたメールかが件名を見ただけで相手に伝わるため,

特に初めて送る相手には親切です.

ちなみに,課題の提出の際には

学籍番号を書くと先生は助かるみたいです.

 

②宛名

個人に送る場合,◯◯◯◯様

組織に送る場合,◯◯◯◯御中

と,書きます.
 

③挨拶文

・はじめまして.

・お世話になっております.

・◯◯の講義を受講しております,

・突然のメール失礼致します.

など,他にも色々あります!

相手との関係性を踏まえて書きましょう!
 

④所属と名前

同じ用件で何度かメールを交わしていると,次第に不要になりますが,

特に初めてメールを送る相手や,

新しい用件でメールを送る場合は,

用件を述べる前に,まず誰が送ったメールなのか示します.
 

⑤用件

「◯◯の件でメール致しました.」 

など,本題に入る前に一言用件を伝えると,

読み手が次に述べる話題にスムーズに移れます.
 

⑥内容

ここで,ようやく本題に入る!

できるだけ改行して読み手が見やすいように心がけましょう.
 

⑦結び

・よろしくお願い致します

・お返事お待ちしております

・取り急ぎ,ご報告まで

・それでは,失礼致します

など,他にも色々あります.

本文の内容に即して書きましょう!
 

+αとして,

・以上,よろしくお願いします

・お忙しいところ恐れ入りますが,どうぞよろしくお願い致します

・恐縮ですが,よろしくお願い致します

など,場合に応じて付け加えてアレンジすると,より丁寧になります.

 

⑧署名

文頭で名乗っても,最後にもう一度署名をします.

(項目:所属,名前,電話番号,メールアドレスなど...)

先生や学生係等に送る場合は学籍番号も記入すると親切です.